Wir wollen effizienter werden, besser zusammenarbeiten und mit den Trends gehen

Die Umstellung eines IT Systems ist eine Chance, festgefahrene Strukturen der Organisation auf den Prüfstand zu stellen und das gesamte Unternehmen auf einen neuen Weg zu bringen.

„Wir wollen effizienter werden, besser zusammenarbeiten und mit den Trends gehen.“

Aussagen, die ich häufig aus Unternehmen höre, die nun mit Microsoft Office 365 starten. Die Lizenzen laufen aus, das ist meist der eigentliche Grund des Wechsels. Diesen kann man allerdings nicht so schön kommunizieren. Stattdessen nun also Effizienz, verbesserte Zusammenarbeit und ein moderner Anstrich. So weit, so gut.

Nehmen wir nun einmal an, es gibt Mitarbeitende, die bereits seit 10, 20, 30 Jahren wie folgt arbeiten: Sie stellen Präsentationen erst in Gruppenlaufwerk, wenn sie perfekt sind. Wissen behalten sie vorzugsweise bei sich und geben es erst in dem Moment preis, wenn sie selbst etwas davon haben. Die anderen Abteilungen sind zwar ganz nützlich, aber auch gut, um über sie zu schimpfen („Ich würde ja, wenn die Anderen erst mal ihre Arbeit machen würden“). Die eigene Arbeit hat Vorrang vor der Unterstützung Anderer bei der Zielerreichung.

Ich kann mir vorstellen, dass wir alle solche Menschen kennen. Und sie haben sich in ihrem Unternehmen vermutlich bisher genau richtig verhalten. Das System hat sie dafür belohnt, so zu handeln. Anderes Verhalten wurde, in welcher Art auch immer, sanktioniert oder zumindest nicht honoriert.

Nun generieren alle „neuen“ Tools aber erst dann einen wirklichen Mehrwert, wenn Menschen anfangen, anders zu arbeiten. Das Teilen von Informationen wird wichtiger. Unfertige Präsentationen können von Anderen eingesehen und vielleicht sogar bearbeitet werden. Es ist gewünscht, dass die Kooperationen von Abteilungen verstärkt wird und Wissen und Ideen sollen hierarchiefrei zugänglich sein.

Was hilft? Was bringt Menschen dazu, entgegen ihrer Gewohnheit anders zu arbeiten?

Statt nur an den Tools und Skills zu arbeiten, ist es wichtig, zusätzlich die Organisation auf den Prüfstand zu stellen. Welche Strukturen gibt es, die das bisher gezeigte Verhalten unterstützen? Wenn ich z.B. möchte, dass alle besser mit einander kooperieren und auch „freiwillig“ ihr Wissen mit Anderen teilen – kann ich dann wirklich als Unternehmen noch auf individuelle Zielvereinbarungen setzen? Oder sogar eine „verursachungsgerechte Stundenbuchung“ aufrecht erhalten?

An welchen Stellen kann die Organisation verschlankt werden? Wie kann ich Räume schaffen, in denen mit den neuen Tools experimentiert werden kann (so dass positive Erfahrungen entstehen)?

Tools wie die von Microsoft Office 365 können dabei immer nur unterstützen, ihr Einsatz allein ist jedoch kein Erfolgsrezept.